Cómo Organizar una Carrera con Obstáculos (OCR)
Es apasionante entrar al mundo de la creación de competencias, su organización, administración de recursos, el sponsoring, el ticketing y lo más intenso, buscar factores distintivos para que tu carrera atraiga a los mejores corredores locales y del mundo. En las próximas líneas vamos a tocar los puntos más relevantes para que tu carrera sea una realidad.
Diseño de la Carrera:
En este punto es la magia de volar, pensar y soñar. Por ese motivo, lo ideal es tomar un cuaderno de anotaciones para que sea tu fiel compañero en esta fase. Tenemos que definir cuál es el tipo de carrera que deseamos como lo definimos en otros puntos. Para esto es necesario hacer un relevamiento de los recursos que poseemos, tanto naturales como no. (Un estadio, un gran Club, ríos, montañas, grandes distancias, etc), los obstáculos que necesitamos de acuerdo al tipo de carrera, la cantidad de potenciales competidores, cómo vamos a financiar la organización, de qué forma vamos a comunicar la carrera, etc.
Recursos humanos:
Deberás hacer una lista del Personal necesario antes, durante y después de la prueba y esto depende mucho de la envergadura, distancias, tipo de obstáculos, características de la carrera como mencionamos antes. La cantidad de personas que necesitas para organizar una carrera de obstáculos se multiplica. Es muy importante que haya, además de las personas con las que contarías en una carrera a pie para controlar los recorridos y cortes de calles o carreteras, una o dos personas por obstáculo. Al menos una para velar por la seguridad de los deportistas, y otra para poder solucionar cualquier incidencia relacionada con el obstáculo. A esto se suma el personal médico y administrativo.
Lo recomendable en este punto es determinar la cantidad de personas colaboradoras que necesitaras en las etapas precompetitivas, en la carrera y al finalizar la carrera.
Infraestructura:
Una vez tuve la oportunidad de acompañar a un gran soñador hasta un terreno descampado, mirando a los cuatro puntos cardinales se podía ver yuyos y nada más. Esta persona me miró y me dijo, aquí se construirá una universidad, acá las aulas, la cantina, el parque de deportes…muy pocos años después ahí funciona una de las Universidades más prestigiosas del país.
El plan de infraestructuras requiere de planificación y de inversión. Por eso es importante determinar el espacio y el tipo de carrera, las vías de acceso para los competidores, los servicios con que cuenta el lugar (Baños, electricidad, abastecimiento de comida y bebidas, etc). El transporte de los obstáculos hasta el lugar de celebración, la reserva de espacios para depositar e instalar los obstáculos, así como retomarlos, la limpieza del lugar, por citar algunas de las actividades secundarias que te puede demandar la organización.
Cuándo?
Esta es la pregunta del millón. En primer lugar deberás consultar un calendario de carreras que pose alguna organización de la zona o del ámbito que hayas decidido a fin de determinar tu fecha. Siempre debes tener en cuenta que tus competidores se pueden comprometer a otros eventos y no estar disponibles en esa fecha o que el periodo de preparación entre una carrera y otra no alcance.
El tiempo, la temperatura, las lluvias. Estas inclemencias son de difícil lectura ya que nada nos garantiza un pronóstico del tiempo, por lo tanto te recomendamos que el evento este organizado teniendo en cuenta cualquiera de las posibles condiciones climáticas de la región
Autorizaciones:
Es probable que en el municipio o entidad pertinente donde tengas que solicitar los permisos te pidan documentación complementaria a la que te pediría en una carrera ordinaria. Por ejemplo, se puede requerir un informe de ingeniero que certifique la seguridad de estructuras metálicas o de madera donde vayan a pasar los deportistas, un informe de protocolos de seguridad o de servicios médicos previstos. Hay carreras que demandará la utilización de espacios públicos y de servicios públicos. Por este motivo siempre es aconsejable dirigirse a entidades municipales y pedir asesoramiento al respecto.
Los obstáculos:
Unos días antes de la carrera ya debería estar todo probado y colocado. Los obstáculos deben ser utilizados por distintas personas a fin de descubrir posibles fallas. Es muy importante que identificar sectores que puedan provocar algún daño al competidor, que se encuentren fijos a su base y que esté bien identificado el ingreso al obstáculo y su salida
El terreno puede ser un obstáculo, la dureza es un requerimiento imprescindible en este tipo de eventos. Aprovecha desniveles, terraplenes, bosques o cualquier otra variable que aporte una dureza extra al circuito.
Evita aglomeraciones. Es mejor optar por salidas en tandas por niveles antes de tener aglomeraciones en cada obstáculo. Las esperas en diferentes puntos de la carrera pueden generar insatisfacción entre los deportistas.
Reglamento.
Los reglamentos de estas pruebas se vuelven tediosos si hay diferentes categorías y cada una tiene unas condiciones diferentes. Explícalo bien y, además, asegúrate que todos los voluntarios, colaboradores y deportistas lo tienen claro y saben aplicarlo durante la carrera.
Para armarlo ten en cuenta que los puntos a reglamentar deben ser naturales y de fácil asimilación. No caigas en la trampa de ser sofisticado.
Feedback:
Una vez finalizado el evento consulta a los deportistas a través de una encuesta sobre su experiencia vivida, de sus comentarios aprenderás diferentes aspectos para aplicar una mejora continua a través de las nuevas ediciones que celebrarás.
Estrategia de comunicación:
Estos eventos son muy vistosos, con muchas posibilidades comunicativas, un vídeo de esta carrera puede ser espectacular. Puedes colocar una cámara de visión personal a un deportista, colocar cámaras en diferentes obstáculos, etc. Antes del evento en sí deberías cursar invitaciones a autoridades de gobierno, distribuir gacetillas de prensa en medios locales o internacionales, desarrollar pautas en redes sociales, crear tu website, señalizar con un cartel en vía pública entre otras actividades más que ayuden a su difusión.
